Indien u een boeking invoert dient altijd debet en credit het zelfde te worden
weggeboekt.
De verdeelsleutels dienen er voor dit te automatiseren.
Indien u eenmaal een verdeelsleutel heeft aangemaakt kan deze in de boekstukken
steeds weer worden opgehaald en ook, standaard gekoppeld worden aan een debiteur
of crediteur.
Het principe is dat u een uitgangsbedrag of percentage invult, wat wordt verdeeld
volgens de instellingen in de verdeelsleutel.
Bijv. U boekt een (inkoop)factuur in van fl. 2420,- inclusief BTW (uitgangspercentage
121)
Dit wil zeggen dat deze als volgt moet worden weggeschreven:
2420,- (121%) naar Crediteuren ( u moet straks het hele bedrag betalen)
2000,- (100%) naar een kosten/inkooprekening
420,- ( 21%) naar Voorbelasting (terug te vorderen BTW)
Het uitgangsbedrag is dan 2420,-
Dit is het bedrag wat u als eerste invult in het boekstuk
(Dat wordt door het
programma eerst gedeeld door het uitgangspercentage.
En dan verdeeld over de drie rekeninegen
U maakt de verdeelsleutels aan in 'Boekhouding - stamgegevens - verdeelsleutels'.
Het scherm om verdeelsleutels aan te maken bestaat uit twee delen:
Het bovenste deel dient om de basisgegevens van de verdeelsleutel in te vullen
Het ondertse deel dient om de regels aan te maken die aangeven hoe het uitgangsbedrag
wordt verdeeld.
Code
Hier vult u de code in van de aan te maken verdeelsleutel (kies deze logisch,
zie voorbeeld in demodatafile, selecteer een regel in het bovenste venster)
Omschrijving
Hier vult u een omschrijving in van de verdeelsleutel.
Uitgangspercentage is meestal 121 of 106 of 100 , dit is het percentage
wat wordt toegewezen aan het bedrag waar u mee start straks in het boekstuk.
Valuta
De valuta welke u invoert in het boekstuk..
De boekhouding wordt gedaan in de basis valuta, maar u kunt werken in de boekstukken
of facturatiemodule met vreemde valuta, dit wordt dan omgezet naar de valuta
waarin de grootboekrekening wordt gevoerd.
De regels Boekstuk omschrijving, uitgangsbedrag en regelomschrijving kunt u
gewoonlijk leeglaten.
Daarna tabt u gewoon door en komt u in het onderste gedeelte van het window.
Hier gaat u de verdelingen invoeren, dus hoe u het bedrag dat u straks in het
boekstuk invoert gaat verdelen over de grootboekrekeningen.
U begint, indien het een verdeelsleutel betreft die wegschrijven naar debiteuren
of crediteuren, altijd met die rekeningen, u kunt ze ophalen met F12.
Regelomschrijving en Vast bedrag kunt u open laten.
In percentage vult u in hoeveel procent naar de betreffende rekening moet worden
toegeboekt.
Onder het kopje Extra gegevens ten behoeve van facturatie is alleen van toepassing
voor verdeelsleutels die als eerste regel een debiteurenrekening hebben, zie
voor het gebruik hiervan de voorbeelden in de demodatafile.
U tabt nu net zo lang tot u weer in het vak 'Grootboekrekening'
staat en begint met het invullen van de tweede regel.
etc.
Wij bespreken in hoofdstuk 7.02 de bestaande verdeelsleutels in de demo.(het menu: 'Boekhouding
- stamgegevens - verdeelsleutels')
Selecteer boven een verdeelsleutel en selecteer dan in het onderste veld de
regels om te zien hoe de instellingen daar weer onder zijn ingevoerd.
Verdeelsleutels voor de dagboeken 'kas' en 'bank' (zie
de verdeelsleutels in de demo)
Indien u een vaste grootboekrekening wilt toevoegen aan een crediteur, bijv. altijd "Telefoonkosten" aan de crediteur "Telefoonmaatschappij", gaat u als volgt te werk:
Ga naar "Boekhouding - stamgegevens - verdeelsleutels"
U selecteert de verdeeleutel "Crediteuren hoge BTW".
Dan gaat u naar het menutje rechtsboven "Verdeelsleutels" en klikt u "Dupliceer" Yes
De nieuwe verdeelsleutel heft de zelfde code met en 1 er achter.
Klik "Wijzig"
Verander de code in TEL en de omschrijving in "Telefoonkosten".
Dan selecteert u de onderste van de drie regels in het onderste vak.
U ziet dat daaraan geen grootboekrekening is gekoppeld.
Klik in het vak "Grootboekrekening", typ de F12 toets en dubbelklik de juiste onkostenrekening.
U ziet dat de oorspronkelijke vereelsleutel"Crediteuren hoog" die regel geen grootboekrekening had.
Bij het gebruik van die verdeelsleutel, dient men dan steeds bij het boeken, zelf een grootboekrekening in te vullen.
Bij de zojuist vervaardigde verdeesleutel dus niet.
Hierna gaat u naar "debiteuren/crediteuren" en zoekt u de crediteur "Telefoonmaatschappij", dan naar het tabblad "Crediteuren" en de verdeesleutel wijzigen in degene die u had aangemaakt.
In elk boekstuk voor deze crediteur zal stanaard de grootboekrekening "telefoonkosten" worden gekozen.
Uiteraard kunt u die in uitzonderingsgevallen dan wijzigen.
U kunt de verdeelsleutel TEL natuurlijk ook koppelen aan andere telefoonproviders.
Al die crediteuren zullen automatisch willen boeken op BTW hoog en de door u gekozen grootboekrekening met de BTWrubriek "Omzet hoog".